Aktualisiert am 10. Juli 2024 von Ömer Bekar, geprüft und gegengelesen von Rechtsanwalt Andreas Berger
Ein Kündigungsschreiben verfolgt das Ziel, ein bestehendes Vertragsverhältnis zu beenden und kann immer von beiden Seiten ausgesprochen werden. Rechtswirksam wird eine Kündigung aber in der Regel erst dann, wenn diese schriftlich und mit handschriftlicher Unterschrift vorliegt. Während eine fristlose Kündigung nur dann wirksam ist, wenn ein derart wichtiger und schwerwiegender Grund vorliegt, dass die Vertragsbeziehung unmöglich aufrecht erhalten werden kann, wobei dieser Grund auch im Kündigungsschreiben erläutert werden muss, ist bei einer fristgerechten Kündigung die Angabe einer Begründung nicht zwangsläufig notwendig. Dennoch hat jeder Vertrag, sei es der Mietvertrag, der Arbeitsvertrag, der Vertrag mit einer Versicherung oder ein Vertrag über ein Zeitungsabonnement seine Eigenarten und das Kündigungsschreiben muss auf diesen Vertrag abgestimmt werden.
Hier ist eine umfassende Tabelle mit Tipps für das Erstellen eines Kündigungsschreibens:
| Tipp | Beschreibung |
|---|---|
| Korrekte Adressdaten | Stellen Sie sicher, dass sowohl Ihre Adresse als auch die des Empfängers korrekt und vollständig angegeben sind. |
| Datum | Geben Sie das Datum des Schreibens an, um einen offiziellen Zeitstempel zu haben. |
| Betreffzeile | Fügen Sie eine klare und prägnante Betreffzeile ein, die den Zweck des Schreibens angibt, z.B. „Kündigung meines Arbeitsvertrags“. |
| Anrede | Verwenden Sie eine formelle Anrede wie „Sehr geehrte Damen und Herren“ oder, wenn möglich, den spezifischen Namen des Ansprechpartners. |
| Kündigungsgrund | Obwohl es in vielen Fällen nicht erforderlich ist, kann es hilfreich sein, den Grund für die Kündigung anzugeben, besonders bei persönlichen oder beruflichen Gründen. |
| Kündigungsfrist einhalten | Stellen Sie sicher, dass Sie die vertraglich vereinbarte Kündigungsfrist einhalten und diese im Schreiben erwähnen. |
| Nächstmöglicher Zeitpunkt | Wenn Sie sich unsicher sind, können Sie die Kündigung zum „nächstmöglichen Zeitpunkt“ aussprechen. |
| Bestätigung der Kündigung | Bitten Sie um eine schriftliche Bestätigung der Kündigung und des Beendigungsdatums. |
| Ausstehende Leistungen anfordern | Fordern Sie die Auszahlung aller ausstehenden Gehälter, Urlaubsansprüche oder Rückzahlungen an. |
| Arbeitszeugnis | Bitten Sie um ein qualifiziertes Arbeitszeugnis (bei Kündigung des Arbeitsvertrags). |
| Freundlicher Ton | Bewahren Sie einen höflichen und professionellen Ton, unabhängig vom Kündigungsgrund. |
| Unterschrift | Unterschreiben Sie das Schreiben handschriftlich (bei postalischer Versendung) oder digital, wenn es per E-Mail gesendet wird. |
| Kopie für eigene Unterlagen | Behalten Sie eine Kopie des Kündigungsschreibens für Ihre eigenen Unterlagen. |
| Rücksendebestätigung bei Postversand | Versenden Sie das Schreiben per Einschreiben mit Rückschein, um einen Nachweis über den Erhalt zu haben. |
| Vorlage verwenden | Nutzen Sie rechtlich geprüfte Vorlagen, um sicherzustellen, dass alle wichtigen Punkte abgedeckt sind. |
| Rechtsberatung | Ziehen Sie bei Unsicherheiten einen Anwalt oder eine rechtliche Beratung hinzu, um sicherzustellen, dass Ihre Kündigung korrekt und rechtssicher ist. |
| Fehlerfreie Formulierung | Überprüfen Sie das Schreiben auf Rechtschreib- und Grammatikfehler, um einen professionellen Eindruck zu hinterlassen. |
| Kontakt für Rückfragen | Geben Sie an, dass Sie für Rückfragen zur Verfügung stehen, um eine reibungslose Abwicklung zu gewährleisten. |
| Danksagung | Bedanken Sie sich für die bisherige Zusammenarbeit oder die in Anspruch genommenen Dienstleistungen, um die Beziehung positiv zu beenden. |
| Alternative Kontaktinformationen | Geben Sie, falls notwendig, alternative Kontaktinformationen an, falls der Empfänger nach der Kündigung noch Rückfragen oder Angelegenheiten klären muss. |
Allgemein ist wichtig, darauf zu achten, dass das Kündigungsschreiben die richtigen Daten enthält. Empfänger, Absender sowie Vertrags-, Policen- oder Kundennummer müssen mit den Angaben in Ihrem Vertrag übereinstimmen, da die Kündigung ansonsten nicht zugeordnet werden kann. Daneben ist es wichtig, die im Vertrag vereinbarten Fristen zu berücksichtigen. Je nach Vertrag ist ein Zeitrahmen, beispielsweise ein Monat, drei Monate oder sechs Monate angegeben. Bevor diese Frist beginnt, muss Ihr Kündigungsschreiben den Vertragspartner erreicht haben, da sich der Vertrag andernfalls meist automatisch um eine weitere Laufzeit, die im ebenfalls im Vertrag vereinbart ist, verlängert.
Es empfiehlt es sich, um eine schriftliche Bestätigung Ihrer Kündigung zu bitten. Diese dient Ihnen als Nachweis, dass Ihre Kündigung den Empfänger erreicht und von diesem akzeptiert wurde, wobei Ihnen beispielsweise Versicherungen eine solche Bestätigung meist automatisch zukommen lassen. In einigen Fällen, etwa beim Wechsel der Krankenversicherung, ist eine derartige Bestätigung der Kündigung überdies Voraussetzung für den Beginn eines neuen Vertrages. Um sicherzustellen, dass Sie auch dann einen Beleg über die frist- und formgerechte Kündigung Ihrerseits haben, falls Ihr Schreiben den Empfänger nicht erreicht, sollte der Versand per Einschreiben erfolgen.