Aktualisiert am 10. Juli 2024 von Ömer Bekar, geprüft und gegengelesen von Rechtsanwalt Andreas Berger
Unter einem ordentlichen Kündigungsschreiben versteht man die Kündigung einer Vertragsbeziehung, die die in dem Vertrag vereinbarten Fristen einhält.
Hier finden Sie ein Musterschreiben für ein ordentliches Kündigungsschreiben sowie eine umfassende Tabelle mit Hinweisen, die Ihnen dabei helfen, ein professionelles und rechtssicheres Kündigungsschreiben zu verfassen.
Musterschreiben für ein ordentliches Kündigungsschreiben
Ihre Adresse
PLZ Ort
Name des Arbeitgebers
Abteilung/Ansprechpartner
Adresse des Arbeitgebers
PLZ Ort
Ort, Datum*
Betreff: Ordentliche Kündigung meines Arbeitsvertrags
Sehr geehrte Damen und Herren,
hiermit kündige ich meinen Arbeitsvertrag, der am _________ (Startdatum des Arbeitsverhältnisses) begonnen hat, fristgerecht zum _________ (Datum oder „nächstmöglichen Zeitpunkt“).
Ich bedanke mich für die bisherige Zusammenarbeit und die gesammelten Erfahrungen. Bitte bestätigen Sie mir schriftlich den Erhalt dieses Schreibens sowie das Datum der Vertragsauflösung. Zudem bitte ich um ein qualifiziertes Arbeitszeugnis.
Ich stehe Ihnen selbstverständlich bis zum letzten Arbeitstag zur Verfügung und unterstütze gerne bei einer reibungslosen Übergabe meiner Aufgaben.
Mit freundlichen Grüßen,
Unterschrift
Ihr Vor- und Nachname
Hinweise zum Verfassen eines ordentlichen Kündigungsschreibens
| Hinweis | Beschreibung |
|---|---|
| Vollständige Adressdaten | Stellen Sie sicher, dass sowohl Ihre Adresse als auch die des Empfängers vollständig und korrekt angegeben sind. |
| Datum | Geben Sie das Datum des Schreibens an, um einen offiziellen Zeitstempel zu haben. |
| Betreffzeile | Eine klare Betreffzeile, die den Zweck des Schreibens angibt, z.B. „Ordentliche Kündigung meines Arbeitsvertrags“. |
| Anrede | Verwenden Sie eine formelle Anrede wie „Sehr geehrte Damen und Herren“ oder den spezifischen Namen des Ansprechpartners. |
| Kündigungsgrund (optional) | Der Grund für die Kündigung muss in einem ordentlichen Kündigungsschreiben nicht zwingend angegeben werden. |
| Kündigungsfrist einhalten | Stellen Sie sicher, dass die vertraglich vereinbarte Kündigungsfrist eingehalten wird, und erwähnen Sie diese im Schreiben. |
| Kündigungsdatum | Geben Sie das konkrete Kündigungsdatum an oder formulieren Sie die Kündigung zum „nächstmöglichen Zeitpunkt“. |
| Bestätigung der Kündigung | Bitten Sie um eine schriftliche Bestätigung der Kündigung und des Beendigungsdatums. |
| Resturlaub und offene Gehälter | Erwähnen Sie, dass noch bestehender Resturlaub und offene Gehälter ausgezahlt werden sollen. |
| Arbeitszeugnis | Bitten Sie um ein qualifiziertes Arbeitszeugnis. |
| Freundlicher Ton | Bewahren Sie einen höflichen und professionellen Ton, unabhängig vom Kündigungsgrund. |
| Unterschrift | Unterschreiben Sie das Schreiben handschriftlich (bei postalischer Versendung) oder digital, wenn es per E-Mail gesendet wird. |
| Kopie für eigene Unterlagen | Behalten Sie eine Kopie des Kündigungsschreibens für Ihre eigenen Unterlagen. |
| Rücksendebestätigung bei Postversand | Versenden Sie das Schreiben per Einschreiben mit Rückschein, um einen Nachweis über den Erhalt zu haben. |
| Vorlage verwenden | Nutzen Sie rechtlich geprüfte Vorlagen, um sicherzustellen, dass alle wichtigen Punkte abgedeckt sind. |
| Rechtsberatung | Ziehen Sie bei Unsicherheiten einen Anwalt oder eine rechtliche Beratung hinzu, um sicherzustellen, dass Ihre Kündigung korrekt und rechtssicher ist. |
| Fehlerfreie Formulierung | Überprüfen Sie das Schreiben auf Rechtschreib- und Grammatikfehler, um einen professionellen Eindruck zu hinterlassen. |
| Kontakt für Rückfragen | Geben Sie an, dass Sie für Rückfragen zur Verfügung stehen, um eine reibungslose Abwicklung zu gewährleisten. |
| Danksagung | Bedanken Sie sich für die bisherige Zusammenarbeit oder die in Anspruch genommenen Dienstleistungen, um die Beziehung positiv zu beenden. |
| Alternative Kontaktinformationen | Geben Sie, falls notwendig, alternative Kontaktinformationen an, falls der Empfänger nach der Kündigung noch Rückfragen oder Angelegenheiten klären muss. |
| Reibungslose Übergabe | Bieten Sie Ihre Unterstützung bei der Übergabe Ihrer Aufgaben bis zum letzten Arbeitstag an, um den Übergang für alle Beteiligten so einfach wie möglich zu gestalten. |
| Individuelle Anpassungen | Passen Sie das Schreiben individuell an Ihre persönliche Situation und den jeweiligen Vertrag an, um sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen enthalten sind. |
Das bedeutet, dass der Kündigende das Kündigungsschreiben verfasst und dem Empfänger übergibt, wobei zwischen der Kündigung und dem tatsächlichen Vertragsende der Zeitraum liegt, der im Vertrag vereinbart wurde.
Was ist wichtig?
Ist beispielsweise eine Kündigungsfrist von drei Monaten vereinbart, erhält der Gekündigte das Kündigungsschreiben drei Monate vor Beendigung des Vertrages. Im Gegensatz zu einer fristlosen Kündigung, die einen wichtigen und schwerwiegenden Grund voraussetzt, reicht es bei einer ordentlichen Kündigung aus, wenn einer der Vertragspartner den Vertrag einfach nicht mehr aufrechterhalten möchte. Für eine wirksame ordentliche Kündigung reicht es somit aus, für eine fristgerechte Zustellung der Kündigung zu sorgen, der Grund, der der Beendigung des Vertrages zugrunde liegt, muss nicht angegeben werden.
Generell erfordert eine Kündigung jedoch immer der Schriftform, auch wenn der Vertrag eventuell mündlich geschlossen wurde. Wenn Sie also eine ordentliche Kündigung aussprechen möchten, muss Ihr Kündigungsanschreiben folgende Punkte enthalten:
- die Daten des Empfängers, des Absenders und die Vertrags-, Policen- oder Kundennummer. Hierbei ist es wichtig, darauf zu achten, dass die Vertragspartner benannt werden, die den Vertrag tatsächlich geschlossen haben.
- das Datum, an dem das Kündigungsschreiben verfasst wird
- die eigentliche Kündigung. Hier reicht es prinzipiell aus, den Zeitpunkt zu benennen, an dem die Kündigung wirksam wird. Sie können Ihre Kündigung begründen, müssen es aber nicht. Daneben sollte der Hinweis erfolgen, dass nicht nur der Vertrag beendet, sondern, sofern erteilt, auch die Bankeinzugermächtigung zu dem angegebenen Stichtag widerrufen wird. Um sicherzustellen, dass der Gekündigte Ihre Kündigung erhalten und akzeptiert hat, können Sie zudem um eine schriftliche Bestätigung der Kündigung bitten.
- Ihre handschriftliche Unterschrift. Diese ist sehr wichtig, da der Vertrag ansonsten nicht wirksam ist.
- Um sicherzustellen, dass Sie einen Nachweis über das fristgerechte Einreichen Ihrer Kündigung haben, ist es ratsam, die Kündigung per Einschreiben zu versenden.